Решение кейса

Условия оного:
З головного офісу вашої міжнародної FMCG компанії прийшло повідомлення, що керівництво планує провести глобальне опитування із залученості працівників у діяльність компанії. Дослідження проводиться у країнах регіону CIS+ (входять Албанія, Боснія і Герцеговина, Косово, Македонія, Чорногорія, Сербія, Казахстан, Румунія, Росія, Україна, Арменія, Азербайджан, Бєларусь, Болгарія, Грузія, Молдова) одним глобальним підрядником. При цьому, у деяких країнах дослідження вже встигли провести до кризи (восени). Ваша країна потрапила до переліку тих, у яких дослідження проходитиме пізніше за всіх, і розпочнеться рівно через місяць.

Важливим є те, що залученість співробітників у діяльність компанії, за підсумками даного опитування, буде характеризувати те, наскільки ефективно ведеться робота з персоналом (оцінка HR-політики компанії) та наскільки ефективні внутрішні комунікації в компанії (оцінка внутрішнього PR). Отже, ви, разом із колегами з відділу HR, зацікавлені у отриманні одночасно об’єктивних і високих результатів за підсумками дослідження.

Дослідження не є обов’язковим для виконання всіма працівниками. Разом з тим, ефективність вашої роботи у сфері внутрішніх комунікацій головний офіс оцінюватиме, зокрема, і по відсотку тих співробітників, які взяли участь у опитуванні (response rate).

Ситуація ускладнена тим, що в умовах економічної кризи персонал втрачає мотивацію і має песимістичний настрій, який може серйозно позначитися на результатах опитування по вашій країні.

Тим не менш, позитивним є те, що у вашій компанії, на відміну від багатьох інших, не було скорочень, відпусток «за свій рахунок». Всім співробітникам було виплачено річний бонус (за виконання плану продажів компанією).
У той самий час багато співробітників знепокоєні через те, що, разом із знеціненням гривні відносно долара, зменшується рівень їхнього доходу (це особливо вразило тих, хто має кредити), адже зарплати зафіксовані у гривнях і не можуть бути індексовані відповідно до нового курсу долара.

Відділ HR повинен проінформувати співробітників про дослідження, відповісти на всі запитання та, при цьому, змотивувати людей взяти активну участь у дослідженні та справедливо оцінити роботу компанії.

Ви відповідаєте за комунікації у FMCG-компанії. Тож повинні запропонувати ефективний план комунікації перед, під час та після дослідження, для того, щоб результати опитування відповідали очікуванням. При цьому дуже важливо врахувати, що більшість співробітників компанії працюють у регіональних офісах продажів, і тільки керівники регіональних офісів мають доступ до інтранету та корпоративні електронні адреси. Переважна кількість людей у регіонах працюють «у полях» і є важкодоступними.

Ваше завдання:
• Описати, яким чином мають взаємодіяти HR та PR у цьому проекті, для того, щоб комунікація була ефективною та цілі було досягнуто (ролі/завдання)
• Продумати план та інструменти комунікації, враховуючи вплив економічної кризи, нерівні умови (у деяких країнах компанія провела опитування до кризи) та неможливість використання електронних каналів комунікації з усіма співробітниками у регіональних офісах

Итак, начнем-с)
Несколько вводных данных. Всего в Украине - 600 сотрудников компании, из них 400 человек представляет регионы. Именно эти 400 не имеют де-факто доступа к интернету, плохо работает телефон и т.п. То есть, информировать их следует лично, на встречах.

В условиях уже, в принципе, указан путь, по которому следует проводить данное исследования. Это три этапа: до, во время и после.

1 этап (за недели две до исследования)
На этом этапе нам необходимо донести до сотрудников информацию о деятельности компании. Это может быть отчет о финансовых результатах. Акцентировать стоит на том, что компания в условиях кризиса никого не уволила, что компания "сопереживает вместе с сотрудниками" в такое нелегкое время. Для незначительного эмоционального эффекта можно рассказать несколько историй(интервью) о жизни сотрудников компании (мол, беременная женщина рада, что ее не сократили; мужик говорит, что всех друзей сократили, а его нет). Главный посыл, в общем, какая классная и заботливая у нас компания.

Какими каналами это стоит доносить?
Эта информация размещается на сайте компании. Таким образом охватываем 200 человек. Для остальных проводятся встречи с руководством, хотя бы уровня региональных. В идеале, конечно, я бы повез боссов с Киева, но вряд ли бы они согласились. На этих встречах распространяются буклеты с теми самым интервью(историями) о жизни сотрудников. Желательно, чтобы истории рассказывали о сотрудниках с того региона, где проводится встреча. Короче, взять нужно где-то 25 интервью (я не знаю, как они там разбивают регионы - по областям или нет, в общем, вы поняли)))).

Еще можно было бы применять разные каналы коммуникации к разным целевым аудиториям (топам, менеджерам, простым рабочим), но это, на мой взгляд, слишком усложняет всю кампанию. Но если есть желание покреативить, можно и покреативить)))

2 этап (само исследование)
Все сотрудники уже должны были проникнуться идеей, что они работают в самой классной компании в мире. Еще раз повторяю - сообщение первого этапа: "Мы сопереживаем вместе с вами")) Исследование должно проходить под следующими сообщениями. Так как мы переживаем вместе с сотрудниками, мы хотим и думаем, что каждый из 600 должен сделать вклад в работу компании. "Мы ценим мнение каждого". Девиз может быть таким "Один в поле воин"))) В общем, идея, что "каждый сотрудник может повлиять на работу нашей большой компании".

Какие каналы коммуникации?
В принципе, спикеры уже говорили о том, что каждому (из 200) на мейл приходила ссылка об опросе. Поддерживаю эту идею. Что еще можно сделать? Вернемся к списку средств внутренней коммуникации. Я бы использовал еще интранет для информирования и корпоративный блог. На корпоративном блоге можно даже сделать обзорный пост о том, зачем это исследования, как оно повлияет на жизнь каждого сотрудника и т.п.

Для 400, которые не имеют доступа в нет, я бы применял встречи с руководителями, которые будут проинформированы об исследовании. Руководители расскажут об исследовании, о целях, масштабе и т.п. Можно вспомнить о странах, где уже это проводилось. Пусть сотрудники загорятся идеей обскакать сербов)))

3 этап (оценка результатов)
После исследования смотрим, сколько человек пришло, как ответили и оперативно вносим коррективы в стратегию компании. Можно официально поблагодарить всех за участие и акцентировать на незаменимости каждого сотрудника и на том, что каждый внес существенный вклад в развитие компании.

Вот как бы и все)))
Я, конечно, не настаиваю, но мне бы было очень приятно, если вы прокомментируете))
Персональное приглашение работающим в пиаре)) Интересна их точка зрения)
Владимир, кейс о планировании пиар-компании следующий))

P.S. если хотите оставить комментарий, но не знаете, как, смело кликайте на "..комментариев". Откроется окошко для ввода текста:)